Dobry piknik firmowy zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu rozstawienia namiotów. Najpierw trzeba uporządkować tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Zupełnie inną strukturę będzie miało duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego kopiowanie gotowego schematu rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Uporządkowany brief ogranicza liczbę przypadkowych zmian w późniejszych etapach a organizator po stronie firmy może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Od briefu do scenariusza – co trzeba ustalić na początku?
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć bezpieczniej najpierw określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien łączyć aktywności dla dorosłych oraz młodszych uczestników. Jeżeli natomiast głównym celem jest integracja zespołu większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Nie chodzi więc o wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na takim ułożeniu aktywności, aby nie konkurowały ze sobą o uwagę.
Na etapie briefu dobrze określić proporcję dorosłych i dzieci, możliwości parkingowe oraz to, czy uczestnicy mają podążać za scenariuszem, czy korzystać z atrakcji we własnym tempie. Od takich danych zależy wiele dalszych decyzji organizacyjnych ponieważ liczba gości wpływa na catering i infrastrukturę. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić możliwości wjazdu samochodów dostawczych, a także zaplecza sanitarnego. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Ważne jest również oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Poszczególne atrakcje mogą potrzebować odpowiedniej powierzchni, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Kto odpowiada za logistykę, gdy w wydarzeniu uczestniczy wielu dostawców?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a później analizuje dostępnych wykonawców. Najbardziej użyteczne porównanie nie powinno jednak ograniczać się do najniższej ceny. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak catering, wyposażenie czy sprzątanie. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, ktoś musi połączyć wszystkie harmonogramy w jeden spójny plan. Bez takiego ustalenia łatwo o problemy z dostępem do terenu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Dobry scenariusz obejmuje także to, czego organizator nie chce wykorzystać
Piknik na świeżym powietrzu wymaga uwzględnienia czynników niezależnych od organizatora. Zapasowy scenariusz nie powinien być elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz integralną częścią całego projektu. Trzeba ustalić, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także opóźnienie dostawy. Nawet najlepszy harmonogram nie usuwa wszystkich niepewności, ale można przygotować procedury ograniczające skutki najczęstszych problemów. Przydatne okazuje się posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Wartościowy piknik firmowy nie polega na maksymalnym rozbudowaniu programu. Największe znaczenie mają spójne założenia, koordynacja wykonawców i przemyślany plan awaryjny. Dobrze zaplanowane zaplecze sprawia, że organizacja pozostaje dla gości niemal niewidoczna a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Reklama+